Управление документами в аспекте развития нормативной базы делопроизводства в 2020 году

Самсонова Т.Н., старший преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Алтайского филиала РАНХиГС

Актуальность темы:

Предлагаемые вашему вниманию материалы подготовлены на основе обзора проектируемых и действующих нормативных и методических документов, регламентирующих делопроизводство. Эта информация может быть полезной для принятия решений в сфере управления документами в государственных органах и органах местного самоуправления.

Изучение новых нормативных документов, а также планов работы Росархива и ВНИИДАД позволяет поддерживать в актуальном состоянии локальные нормативные акты, лежащие в основе управления документами.

Управление документами

Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

(ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Управление документами

Современное состояние и дальнейшее развитие государственной политики в сфере делопроизводства и архивного дела оказывает непосредственное влияние на систему управления документами в государственных органах и органах местного самоуправления.

Новые нормы и правила в сфере управления документами

Нормативные правовые и методические документы, вступившие в силу в 2020 году, имеют практическую значимость для работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

1

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления,

nутвержденные приказом Росархива № 71 от 22.05.2019 и зарегистрированные Минюстом России 27.12.2019, на основании Постановления Правительства РФ от 01.02.2020 № 71, официально опубликованного 04.02.2020, с 12.02.2020 вступили в силу.

2

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,

nутвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с 12.02.2020 не должны применяться для формирования системы управления документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления применяются для формирования системы управления документами.

Правила используются в качестве нормативной основы разработки типовых и индивидуальных инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.

С учетом этого документа организуется работа службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство специалистов.

Проектирование и реализация основных делопроизводственных процедур осуществляется в соответствии с нормами, установленными в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее Типовые требования)

Разработка типовых требований началась в 2017 году на основании «Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год».

Типовые требования были утверждены приказом Росархива №69 от 15.06.2020 в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» и зарегистрированы в Минюсте России за №60484 20.10.2020.

В Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в п.2.3 сказано, что СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать типовым требованиям.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее Типовые требования):

содержат ответы на вопросы, которые возникают в процессе внедрения и использования СЭД, подготовки технических заданий для разработчиков программного обеспечения;

определяют общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее – СЭД) и системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов;

могут быть использованы при создании СЭД в государственных органах и СХЭД в архивах государственных органов;

необходимы для оценки функционала применяемых систем в целях его доработки.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов:

выполнят роль мотивирующего фактора, для руководителей ведомств и организаций, принимающих решение о внедрении СЭД;

детализируют широкий спектр функционала программ, их возможностей и показывает очевидные преимущества применения СЭД и СХЭД перед традиционными формами работы с документами.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Несколько затянувшийся процесс разработки и введения в действие документа определил то обстоятельство, что в настоящее время он в большей степени будет полезен с точки зрения понимания и обеспечения взаимодействия СЭД и СХЭД, а также организации широкого применения СХЭД в деятельности государственных органов.

Типовые требования адресованы государственным органам, но могут быть также широко востребованы в различных организациях по мере возникновения у них организационных предпосылок, финансовых и технических возможностей для внедрения информационных технологий в работу с документами.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

!!! Типовые требования вступили в силу с 01.11.2020 и исполняют ориентирующую роль для дальнейшего развития СЭД и применения СХЭД в деятельности государственных органов.

Ни в типовых требованиях, ни в иных нормативных актах пока не установлены сроки приведения СЭД и СХЭД в государственных органах в соответствие с типовыми требованиями. Соблюдение типовых требований приведет к дополнительным затратам на доработку действующих СЭД, закупку необходимого программного обеспечения или оборудования, организацию повышения квалификации работников и т. д.

Следовательно соблюдение типовых требований к СЭД и СХЭД и широкое применение этих систем в государственных органах будет набирать обороты постепенно по мере появления соответствующих возможностей.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее Правила хранения)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Документ, вступивший в силу с 01.06.2020, содержит состав обязательных норм, соблюдение которых должно стать основой для организации деятельности архивов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее Правила хранения)

Седьмой раздел Правил хранения посвящен организации архивного хранения электронных документов на физически обособленных носителях и в информационной системе архива. Седьмой раздел очень лаконичный, так как в настоящее время идет процесс накопления и обобщения опыта по приему и организации хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах. В Правилах хранения детализируются нормы организации хранения, комплектования, учета и использования бумажных документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее Правила хранения)

!!! Следует обратить внимание, на то, что введение в действие Правил хранения привело к необходимости переработки Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России в 2015 году. Эта задача поставлена, как одна и первоочередных в планах Росархива, для обеспечения единого порядка организации хранения, комплектования, учета и использования документов во всех архивных учреждениях Российской Федерации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449) (далее Перечень 2019). Одновременно приказом Росархива от 20.12.2020 № 237 была утверждена Инструкция по применению данного Перечня. Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.

Росархив 12.03.2020 опубликовал на официальном сайте разъяснения по внедрению нового Перечня, в ответ на поступающие вопросы о порядке его применения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

В связи с вводом в действие Перечня 2019, приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» был признан утратившим силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. !!! Перечень 2010, соответственно, применять в работе не следует с 18.02.2020. Начиная с этой же даты Перечень 2019 обязателен для применения во всех организациях Российской Федерации с целью определения сроков хранения документов экспертными и экспертно-проверочными комиссиями, делопроизводственными и архивными службами.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Сроки хранения документов, установленные Перечнем 2019, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве !!! (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Исключение сделано для тех документов, которые уже были включены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 №236.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказа Росархива об утверждении Перечня 2019, по предписанию Росархива были внесены поправки в раздел сроки хранения со ссылками на статьи по Перечню 2019.

Составление итоговой записи в номенклатуре дел за 2020 год должно осуществляться с учетом измененных сроков хранения. Следует помнить, что исчисление сроков хранения начинается в следующем за годом создания документов 2021 году с применением Перечня 2019 года.

Порядок применения Перечня 2019 для экспертизы ценности документов предыдущих лет издания

Если в последние годы экспертиза ценности была своевременно проведена и документы, срок хранения которых истек, включены в акты об уничтожении, и соответственно составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то утвержденные и согласованные акты и описи переделывать не следует, а уничтоженные дела не подлежат восстановлению.

В этом случае экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на момент проведения экспертизы ценности нормативными документами.

Порядок применения Перечня 2019 для экспертизы ценности документов предыдущих лет издания

!!! Начиная с 18.02.2020 для проведения экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие Перечня 2019 (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться Перечнем 2019. Следовательно, с момента вступления в действие Перечня 2019 его применение обязательно для составления номенклатур и описей дел, актов об уничтожении документов

Новые разработки Росархива

Росархив завершает подготовку Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях.

Целью этой работы является создание единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов, доступной для пользователей.

Подготовка Реестра направлена на унификацию состава документов органов власти, что в свою очередь упростит работу по созданию номенклатур дел, ведомственных перечней и проведению экспертизы ценности документов.

Из доклада заместителя начальника Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Федерального архивного агентства

А. Б. Зулькарнаева

В долгосрочной перспективе Реестр может обеспечить: предоставление данных для классификаторов видов документов в СЭД; формирование единой базы электронных шаблонов документов (унифицированных форм документов) межотраслевых и специальных систем документации, а также реестра структур (XML-форм) электронных документов для создания их электронных шаблонов и электронных бланков для СЭД ФОИВ и других региональных органов.

Придание Реестру нормативного характера позволит ему в дальнейшем заменить типовые перечни. Внесение в Реестр новых документов, уточнение сроков хранения отдельных групп документов будет осуществляться по мере возникновения такой необходимости, а не раз в 10 лет.

Новые разработки Росархива

В плане работы Росархива на 2020 год указана разработка Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, создание, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе.

По мнению разработчиков этого Перечня, исключительно на бумажном носителе следует хранить от 5 до 10% документов от общего количества видов документов постоянного хранения, включенных в Типовой перечень.

!!! Этот документ будет полезен для систематизации документального фонда государственных органов и органов местного самоуправления

Управление документами

Благодарим за внимание, надеемся, что предложенный материал будет полезным для вашей профессиональной деятельности.