Разработка инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных государственных учреждениях

Разработка инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных государственных учреждениях
Методические рекомендации подготовлены на основе действующих нормативных документов 14.02.2021

Самсонова Т.Н., старший преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Алтайского филиала РАНХиГС

Инструкция по делопроизводству

Основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их разработки являются действующие нормативные и методические документы по делопроизводству.

Норма установленная на основе изменений, внесенных в часть 2 ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. Федеральным законом от 18 июня 2017 г. № 127- ФЗ (редакция от 28 декабря 2017 г.):

Документирование информации в государственных органах, органах местного самоуправления осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Положение о Росархиве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293:

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере.

Полномочия Росархива

Вносить проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других документов по вопросам, относящимся к сфере архивного дела и делопроизводства.

Указом Президента Российской Федерации № 719 от 18 декабря 2018 г. «О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293» установлено:

Росархив отвечает за разработку правил делопроизводства в государственных органах и в органах местного самоуправления.

Росархив разрабатывает и утверждает:

типовые функциональные требования

к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;

примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;

перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;

Основа формирования системы управления документами и разработки инструкции по делопроизводству в государственных органах:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива №71 от 22 мая 2019 года (государственная регистрация №57023 от 27 декабря 2019 г.).

Обратим внимание !!!!

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с 12.02.2020 не должны применяться для формирования системы управления документами в органах государственной власти и местного самоуправления (на основании Постановления Правительства РФ от 01.02.2020 № 71).

Требования Правил делопроизводства 2019 года должны применяться:

к системе организационно-распорядительных документов;

при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение;

Этапы подготовки проекта инструкции по делопроизводству:

Определение должностных лиц, ответственных за разработку документа.

Подготовка проекта инструкции по делопроизводству.

Утверждение правовым актом государственного органа после согласования с архивом, источником комплектования которого является организация.

Определение ответственных за разработку инструкции по делопроизводству должностных лиц:

Ответственность устанавливается составе должностных обязанностей начальника или работников структурного подразделения, на которое возложены функции управления документами в государственном органе.

При отсутствии отдела эту работу выполняет должностное лицо, являющееся ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с должностной инструкцией.

Если в должностных инструкциях не упоминается обязанность разработки инструкции по делопроизводству, то данное поручение документально оформляется с помощью издания распорядительного документа.

Подготовка проекта инструкции по делопроизводству начинается с определения перечня нормативных документов, необходимых для выполнения этой работы

Для подготовки проекта инструкции по делопроизводству в государственных органах применяются Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива №71 от 22 мая 2019 г. (Далее Правила делопроизводства 2019). В Правилах делопроизводства 2019 года нет подробного изложения требований к оформлению реквизитов официальных документов.

Роль основного шаблона для определения содержания и структуры текста инструкции по делопроизводству также может выполнить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44) Зарегистрирована Минюстом России 17 августа 2018 г. Регистрационный номер № 51922 (далее Примерная инструкция).

Обратим внимание на документ, опубликованный на сайте Росархива в январе 2021 года:

!!! Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления. Утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. №199 (далее Методические рекомендации).

Этот документ напрямую адресован для регламентации делопроизводственных процессов в государственных органах. Инструкции по делопроизводству в должны разрабатываться с учетом положений Методических рекомендаций.

Дополнительный перечень нормативных документов, необходимых для разработки инструкции по делопроизводству:

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст // ИПК Издательство стандартов – 2013.

ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменениями №1. – М,:Стандартинформ, 2018.

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»– Москва: Росархив. ВНИИДАД, 2018.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций»/ – Москва: Росархив. ВНИИДАД, 2018.

Определение структуры инструкции по делопроизводству

Правила делопроизводства 2019 года определяют общие принципы организации делопроизводства и управления документами, структуру инструкции по делопроизводству в государственных органах.

Примерная инструкция содержит все необходимые для инструкции по делопроизводству составные части, включая правила оформления реквизитов официальных документов.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству должна включать следующие разделы:

общие положения;

документирование управленческой деятельности;

организация документооборота;

контроль исполнения документов;

работа исполнителя с документами;

документальный фонд органа местного самоуправления;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей, приложения;

Наименования разделов могут редактироваться в зависимости от структурирования материала, размещенного в них:

В зависимости от масштабов применения электронного документооборота разработчикам инструкции по делопроизводству необходимо определиться с тем, как будет регламентироваться порядок работы с электронными документами. Эти нормы и правила можно включить в состав каждого раздела или выделить в инструкции самостоятельный раздел по аналогии с Правилами делопроизводства 2019 года.

Раздел « Термины и определения»

На усмотрение учреждения передается право включения в инструкцию по делопроизводству терминологического раздела. Смотрим приложение №1 Методических рекомендаций. Если вы не посчитаете необходимым размещать в инструкции соответствующий раздел, то следуют сделать ссылку для пользователей вашей инструкции на ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Раздел «Общие положения»

В качестве ориентира по содержанию и последовательности изложения материала в разделе «Общие положения» полезно воспользоваться текстом соответствующего раздела 3.1 Методических рекомендаций.

Необходимо включить в этот раздел статью с перечнем нормативных документов, которые были использованы для разработки инструкции по делопроизводству для обозначения правового поля работы с документами в организации.

Раздел «Документирование управленческой деятельности»

Определяет порядок разработки бланков, общие требования к изготовлению документов, правила оформления реквизитов официальных документов.

Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа и порядок их подготовки (смотрим раздел 3.3 Методических рекомендаций).

В соответствии с Правилами делопроизводства 2019 года оформление документов в органах местного самоуправления осуществляется на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменениями №1.

Разработка бланков документов

Документы государственного органа, оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации.

Бланки документов государственного органа разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом
ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа.

Состав реквизитов

Из перечня реквизитов, приведенных в ГОСТ Р 7.0.97-2016, в инструкцию по делопроизводству государственного органа необходимо включить все реквизиты за исключением реквизита 03 «Товарный знак».

Важно отредактировать названия реквизитов исходя из статуса государственного органа. Например, реквизит 01 может назваться: Государственный герб Российской Федерации или Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.

Возможно уточнение названий реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, например:

05 «Наименование государственного органа –автора документа»;

06 «Наименование структурного подразделения государственного органа -автора документа»;

Для конкретизации правил оформления каждого реквизита необходимо воспользоваться:

Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Приложением №3 !!! Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления.

Принцип унификации

При составлении рекомендаций об оформлении реквизитов следует помнить о необходимости соблюдения важнейшего принципа делопроизводства – унификации.

Уточним, что Примерная инструкция содержит аналогичные положениям ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила документирования.

Соблюдение единых правил оформления реквизитов необходимо для идентификации информации в организациях партнерах. Недопустимо нарушать правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении реквизитов, расположенных на бланках писем, на исходящих документах. Прежде всего это касается оформления отметок о приложении, об исполнителе в служебных письмах, справочных данных об организации, отметки о заверении копии.

Исключаем характерные ошибки!

Размещаем в разных статьях правила оформления таких реквизитов как 20 «Гриф согласования документа» и 21 «Виза». Это самостоятельные реквизиты, отражающие различные формы работы с документами.

Соблюдаем правила оформления реквизита 26 «Отметка о заверении копии». Обращаем внимание на то, что при подготовке копии документов для предоставления в другую организацию, необходимо в отметке о заверении копии указывать наименование организации, номер и дату дела, в котором хранится подлинник документа.

Не забываем о новом реквизите 23 «Отметка об электронной подписи документа», введенном для применения ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Раздел «Организация документооборота»

Составляется на основе соответствующего раздела Правил делопроизводства 2019 года и Примерной инструкции с учетом имеющихся возможностей применения электронного документооборота, а также сложившихся или требующих уточнения правил работы с входящими, внутренними и исходящими документами. Смотрим разделы 3.4 и 3.5 Методических рекомендаций.

Обращаем внимание на необходимость детализации процедуры согласования проектов документов, с четким обозначением маршрутов и участников согласования.

Раздел «Контроль исполнения документов»

Обращаем внимание на то, что Правилах делопроизводства 2019 года вновь появился раздел об организации контроля исполнения документов, в предыдущем варианте Правил делопроизводства 2009 года раздел не был приведен.

Учитываем наличие или отсутствие в государственном органе возможности применения информационных технологий при организации контроля исполнения документов.

Для составления этого раздела используем нормы, установленные Правилами делопроизводства 2019 года, раздел 3.6 Методических рекомендаций.

Раздел «Работа исполнителя с документами»

Не является обязательным.

Разрабатывается на основе раздела 3.7 Методических рекомендаций и соответствующего раздела Примерной инструкции.

Содержание раздела направлено на уточнение порядка работы исполнителя, поможет обеспечить адаптацию молодых специалистов.

Раздел «Документальный фонд государственного органа»

При установлении норм и правил по систематизации документального фонда органа местного самоуправления в инструкции по делопроизводству следуем нормам установленным Правилами делопроизводства 2019 и материалами раздела 3.8 Методических рекомендаций.

Для уточнения этапов подготовки номенклатуры дел смотрим Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций.

Обращаем внимание на новые нормативные документы, опубликованные на сайте Росархива в феврале 2020 года:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный №57449).

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденную приказом Росархива №237 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020, регистрационный №57488).

Приложение к инструкции

К инструкции по делопроизводству необходимо составить приложение, которое должно содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов.

В приложении помещают образцы бланков, формуляры образцы документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечень документов, подлежащих утверждению, образцы оформления обложки дел и т.д.

Для подготовки приложений применяем раздел Приложения Методических рекомендаций, содержащий 24 приложения.

В приложении №2 Методических рекомендаций размещены образцы бланков документов для государственных органов.

Для размещения в приложении формуляров образцов организационно-распорядительных и информационно-справочных документов необходимо воспользоваться приложениями № 9, №10 Методических рекомендаций.

Рекомендуемые образцы документов также размещены в приложениях №№ 1 - 9 к Примерной инструкции для государственных организаций.

В Правилах делопроизводства 2019 года отмечается:

В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота, может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

До формирования единой системы электронного документооборота в каждом государственном органе должна быть разработана и введена в действие индивидуальная инструкция по делопроизводству.

Где взять нормативные документы?

Нормативные документы находятся в свободном доступе на официальном сайте Федерального архивного агентства, во вкладке документы, далее по видам документов, а также прилагаются к нашим рекомендациям.

URL:http://archives.ru/documents

Разработка инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных государственных учреждениях

Благодарим за внимание, надеемся, что предложенный материал будет полезным для вашей профессиональной деятельности.