Разработка инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления

Разработка инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления
Методические рекомендации подготовлены на основе действующих нормативных документов 14.02.2021

Самсонова Т.Н., старший преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Алтайского филиала РАНХиГС

Инструкция по делопроизводству

Основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их разработки являются действующие нормативные и методические документы по делопроизводству.

Норма установленная на основе изменений, внесенных в часть 2 ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. Федеральным законом от 18 июня 2017 г. № 127- ФЗ (редакция от 28 декабря 2017 г.):

Документирование информации в государственных органах, органах местного самоуправления осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Положение о Росархиве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293:

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере.

Полномочия Росархива

Вносить проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других документов по вопросам, относящимся к сфере архивного дела и делопроизводства.

Указом Президента Российской Федерации № 719 от 18 декабря 2018 г. «О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293» установлено:

Росархив отвечает за разработку правил делопроизводства не только в государственных органах, но и в органах местного самоуправления.

Росархив разрабатывает и утверждает:

типовые функциональные требования

к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;

примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;

перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;

Основой для формирования системы управления документами и разработки инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления являются:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива №71 от 22 мая 2019 года (государственная регистрация №57023 от 27 декабря 2019 г.) вступили в силу с 12.02.2020 на основании Постановления Правительства РФ от 01.02.2020 № 71, официально опубликованного 04.02.2020.

Обратим внимание !!!!

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с 12.02.2020 не должны применяться для формирования системы управления документами в органах государственной власти и местного самоуправления (на основании Постановления Правительства РФ от 01.02.2020 № 71).

Требования Правил делопроизводства 2019 года должны применяться:

к системе организационно-распорядительных документов;

при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение;

Этапы подготовки проекта инструкции по делопроизводству:

Определение ответственных за разработку документа должностных лиц.

Подготовка проекта инструкции по делопроизводству.

Утверждение правовым актом органа местного самоуправления после согласования с муниципальным архивом.

Определение ответственных за разработку инструкции по делопроизводству должностных лиц:

Ответственность устанавливается составе должностных обязанностей начальника или работников структурного подразделения, на которое возложены функции управления документами в органе местного самоуправления.

При отсутствии отдела эту работу выполняет должностное лицо, являющееся ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с должностной инструкцией.

Если в должностных инструкциях не упоминается обязанность разработки инструкции по делопроизводству, то данное поручение документально оформляется с помощью издания распорядительного документа.

Подготовка проекта инструкции по делопроизводству начинается с определения перечня нормативных документов, необходимых для выполнения этой работы

Для подготовки проекта инструкции по делопроизводству в государственных органах применяются Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива №71 от 22 мая 2019 г. (Далее Правила делопроизводства 2019). В Правилах делопроизводства 2019 года нет подробного изложения требований к оформлению реквизитов официальных документов.

Роль шаблона для определения содержания и структуры текста инструкции по делопроизводству может выполнить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44) Зарегистрирована Минюстом России 17 августа 2018 г. Регистрационный номер № 51922 (далее Примерная инструкция).

Обратим внимание на документ, опубликованный на сайте Росархива в январе 2021 года:

!!! Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления. Утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. №199 (далее Методические рекомендации).

Этот методический документ напрямую адресован для регламентации делопроизводственных процессов в органах местного самоуправления. Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться с учетом положений Методических рекомендаций.

Дополнительный перечень нормативных документов, необходимых для разработки инструкции по делопроизводству:

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст // ИПК Издательство стандартов – 2013.

ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменениями №1. – М,:Стандартинформ, 2018.

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»– Москва: Росархив. ВНИИДАД, 2018.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций»/ – Москва: Росархив. ВНИИДАД, 2018.

Определение структуры и содержания инструкции по делопроизводству

Правила делопроизводства 2019 года определяют общие принципы организации делопроизводства и управления документами, структуру и содержание инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления.

Примерная инструкция содержит все необходимые для инструкции по делопроизводству составные части.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству должна включать следующие разделы:

общие положения;

документирование управленческой деятельности;

организация документооборота;

контроль исполнения документов;

работа исполнителя с документами;

документальный фонд органа местного самоуправления;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей, приложения;

Наименования разделов могут редактироваться в зависимости от структурирования материала, размещенного в них:

В зависимости от масштабов применения электронного документооборота разработчикам инструкции по делопроизводству необходимо определиться с тем, как будет регламентироваться порядок работы с электронными документами. Эти нормы и правила можно включить в состав каждого раздела или выделить в инструкции самостоятельный раздел по аналогии с Правилами делопроизводства 2019 года.

Раздел « Термины и определения»

На усмотрение учреждения передается право включения в инструкцию по делопроизводству терминологического раздела. Смотрим приложение №1 Методических рекомендаций. Если вы не посчитаете необходимым размещать в инструкции соответствующий раздел, то следуют сделать ссылку для пользователей вашей инструкции на ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Раздел «Общие положения»

В качестве ориентира по содержанию и последовательности изложения материала в разделе «Общие положения» полезно воспользоваться текстом соответствующего раздела 3.1 Методических рекомендаций.

Необходимо включить в этот раздел статью с перечнем нормативных документов, которые были использованы для разработки инструкции по делопроизводству для обозначения правового поля делопроизводственной деятельности организации.

Раздел «Документирование управленческой деятельности»

Определяет порядок разработки бланков, общие требования к изготовлению документов, правила оформления реквизитов официальных документов.

Состав документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления и порядок их подготовки (смотрим раздел 3.3 Методических рекомендаций).

В соответствии с Правилами делопроизводства 2019 года оформление документов в органах местного самоуправления осуществляется на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменениями №1.

Видовой состав бланков документов
В органах местного самоуправления могут применяться следующие виды бланков документов:

общие бланки;

бланки решений Совета депутатов, постановлений, распоряжений Администрации, постановлений, распоряжений главы муниципального образования, приказов руководителей структурных подразделений;

бланки писем Совета депутатов, Администрации, главы муниципального образования, структурных подразделений; Электронные шаблоны или образцы бланков приводятся в качестве приложений к инструкции по делопроизводству, размещаются в локальной сети организации для применения или приводятся в Альбоме унифицированных форм документов;

Состав реквизитов

Из перечня реквизитов, приведенных в ГОСТ Р 7.0.97-2016, в инструкцию по делопроизводству органа местного самоуправления необходимо включить все реквизиты за исключением реквизитов 02 «Эмблема организации» и 03 «Товарный знак».

Важно отредактировать названия реквизитов исходя из потребностей оформления документов в органе местного самоуправления.

Например, реквизит 01 следует назвать «Герб (геральдический знак) муниципального образования». Если муниципальное образование не имеет своей символики, то данный реквизит в инструкции по делопроизводству не упоминается. Необходимо также учесть, что органы местного самоуправления не имеют права использовать на своих бланках герб субъекта Российской Федерации.

Воспроизведение герба (геральдический знак) муниципального образования органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с муниципальными правовыми актами.

Уточнение названий реквизитов 05, 06, 07, 08 по ГОСТ Р 7.0.97-2016

05 «Наименование органа местного самоуправления-автора документа»;

06 «Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления-автора документа;

07 «Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления-автора документа»;

08 «Справочные данные об органе местного самоуправления»;

Для конкретизации правил оформления каждого реквизита необходимо воспользоваться:

Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Приложением №3 !!! Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления.

Принцип унификации

При составлении рекомендаций об оформлении реквизитов следует помнить о необходимости соблюдения важнейшего принципа делопроизводства – унификации.

Примерная инструкция также содержит идентичные ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила документирования.

Соблюдение единых правил оформления реквизитов, необходимо для идентификации информации в организациях партнерах. Недопустимо нарушать правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении реквизитов, расположенных на бланках, менять по собственному усмотрению состав информации в отметках о приложениях и об исполнителе в служебных письмах.

Исключаем характерные ошибки!

Размещаем в разных статьях правила оформления таких реквизитов как 20 «Гриф согласования документа» и 21 «Виза». Это самостоятельные реквизиты, отражающие различные формы работы с документами.

Соблюдаем правила оформления реквизита 26 «Отметка о заверении копии». Обращаем внимание на то, что при подготовке копии документов для предоставления в другую организацию, необходимо в отметке о заверении копии указывать наименование организации, номер и дату дела в котором хранится подлинник документа.

Не забываем о новом реквизите 23 «Отметка об электронной подписи документа», введенном для применения ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Раздел «Организация документооборота»

Составляется на основе соответствующего раздела Правил делопроизводства 2019 года и Примерной инструкции с учетом имеющихся возможностей применения электронного документооборота, а также сложившихся или требующих уточнения правил работы с входящими, внутренними и исходящими документами. Смотрим разделы 3.4 и 3.5 Методических рекомендаций.

Обращаем внимание на необходимость детализации процедуры согласования проектов документов, с четким обозначением маршрутов и участников согласования.

Раздел «Контроль исполнения документов»

Учитываем наличие или отсутствие в органе местного самоуправления возможности применения информационных технологий при организации контроля исполнения документов.

Для составления этого раздела используем нормы, установленные Правилами делопроизводства 2019 года, раздел 3.6 Методических рекомендаций.

Раздел «Работа исполнителя с документами»

Не является обязательным.

Разрабатывается на основе раздела 3.7 Методических рекомендаций и соответствующего раздела Примерной инструкции.

Содержание раздела направлено на уточнение порядка работы исполнителя, поможет обеспечить адаптацию молодых специалистов.

Раздел «Документальный фонд органа местного самоуправления»

При установлении норм и правил по систематизации документального фонда органа местного самоуправления в инструкции по делопроизводству следуем нормам установленным Правилами делопроизводства 2019 и материалами раздела 3.8 Методических рекомендаций.

Для уточнения этапов подготовки номенклатуры дел смотрим Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций.

Обращаем внимание на новые нормативные документы, опубликованные на сайте Росархива в феврале 2020 года:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный №57449).

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденную приказом Росархива №237 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020, регистрационный №57488).

Приложение к инструкции

К инструкции по делопроизводству необходимо составить приложение, которое должно содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов.

В приложении помещают образцы бланков, формуляры образцы документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечень документов, подлежащих утверждению, образцы оформления обложки дел и т.д.

Для подготовки приложений применяем раздел Приложения Методических рекомендаций, содержащий 24 приложения.

В приложении №2 Методических рекомендаций размещены образцы бланков документов для органов местного самоуправления!!!

Следует обратить внимание, что на бланках органов местного самоуправления над реквизитом наименование организации автора документа следует указывать название субъекта Российской Федерации!!!

Для размещения в приложении формуляров образцов организационно-распорядительных и информационно-справочных документов необходимо воспользоваться приложениями № 9, №10 Методических рекомендаций.

Рекомендуемые образцы документов также размещены в приложениях №№ 1 - 9 к Примерной инструкции для государственных организаций.

В Правилах делопроизводства 2019 года отмечается:

В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота, может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

До формирования единой системы электронного документооборота в каждом государственном органе должна быть разработана и введена в действие индивидуальная инструкция по делопроизводству.

Где взять нормативные документы?

Нормативные документы находятся в свободном доступе на официальном сайте Федерального архивного агентства, во вкладке документы, далее по видам документов, а также прилагаются к нашим рекомендациям.

URL:http://archives.ru/documents

Разработка инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления

Благодарим за внимание, надеемся, что предложенный материал будет полезным для вашей профессиональной деятельности.