Экспертиза ценности документов
Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов
К истории вопроса
Методика ЭЦД складывалась в течение длительного времени
Основы были заложены еще в 14-18 вв.
Бурное развитие получила только в первой половине 19 в.( переполнение исторических архивов и архивов учреждений, активно проводится работа по отбору документов)
Отбор документов назывался разборка "решенных дел" с целью уничтожения "ненужных бумаг"
Задачи экспертизы того периода сводились к двум моментам:
- отбору на хранение документов, которые еще не потеряли своего практического значения для деятельности учреждения
- уничтожению оставшихся документов с целью высвобождения хранилища от излишних бумаг
Разборка документов сыграла положительную роль, но были и негативные моменты:
- документы разбирались нерегулярно, а по мере их накопления
- разборкой занимались чаще всего не сами работники учреждений, а приглашенные со стороны лица, которые не имели специальных знаний в области архивоведения
- каждое ведомство имело свои Правила хранения и уничтожения "решенных дел"
В отечественной истории архивного дела случаев уничтожения ценных документов значительно больше, чем избыточного хранения макулатуры
Например
"Макулатурные кампании" 19 века, 1927-1929 гг., когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, которая испытывала сырьевой кризис ( архивная статистика - в первые месяцы 1929 года только 75 центральных учреждений Москвы передали на утилизацию 285 тонн бумажного сырья), а также уничтожение документов в ходе социальных катаклизмов, а также стихийные бедствия
Документы организации содержат различную ценность:
Принцип экономичности
В связи с нарастанием объёмов документооборота необходимо сопоставлять затраты на хранение документов с полезностью и востребованностью содержащейся в них информации.
Затраты на хранение
Стоимость хранения дел в государственных архивах на территории Российской Федерации колеблется от 12 рублей 90 копеек в Курске до 133 рублей в ХМТО-Югре за одно дело в год.
В Государственном архиве Алтайского края (ГААК) на 01.01.2020
- находится 6912 фондов и 2497544 единицы хранения (дел). В них содержатся документы за период с 1744 по 2013 год.
- из них 262 фонда и 789638 единиц хранения документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений
В отчете работы ГААК за 2019 год показаны следующие пользователи архивной информацией:
- 8171 посещений читальных залов, 25828 социально-правовых и тематических запросов, 370 311 посетителей официального сайта,
- «Среднее число пользователей архивной информацией на 10 тыс. человек населения», который составил по итогам 2015 года 325 пользователей: 77508 пользователей к количеству жителей Алтайского края на 01.01.2015 – 2384812
Наиболее используемыми являются фонды:
- органов исполнительной власти краевого и районного уровней
- документы генеалогического характера (фонды отдела ЗАГС Алтайского губисполкома, Алтайской губернской земской управы, коллекции метрических книг)
- фонды, содержащие документы по личному составу промышленных предприятий (ОАО «Барнаульский меланжевый комбинат «Меланжист», ОАО «Алтайдизель», ОАО «Барнаульский хлопчатобумажный комбинат» и др.).
На основании архивных документов исполняются социально-правовые и тематические запросы граждан, органов местного самоуправления, учреждений.
Запросы содержат просьбы об изготовлении копий различных правоустанавливающих документов: о регистрации предприятий и учреждений, о приватизации квартир, об удостоверении выделения и закрепления земельных участков, о передаче ведомственного жилья в муниципальную собственность, о направлении в детские дома, об изменении фамилии, о трудовом стаже, о заработной плате, о наследстве, о купле-продаже строений и т.д.
Запросы содержат просьбы об изготовлении копий различных правоустанавливающих документов: о регистрации предприятий и учреждений, о приватизации квартир, об удостоверении выделения и закрепления земельных участков, о передаче ведомственного жилья в муниципальную собственность, о направлении в детские дома, об изменении фамилии, о трудовом стаже, о заработной плате, о наследстве, о купле-продаже строений и т.д.
Экспертиза ценности документов
Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов
К критериям происхождения относятся:
К критериям содержания относятся:
К критериям внешних особенностей относятся:
Юридическая достоверность
Наличие резолюций, пометок
Физическое состояние документа
Особенности передачи текста
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
Законодательства по архивному делу и документационному обеспечению управления
Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел
Нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.
Законодательные и иные нормативные документы по архивному делу
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2 марта 2016 года № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. (утвержден Росархивом 06.10.2000
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
Общественный совет при Федеральном архивном агентстве
Утвержден приказом Росархива от 7 мая 2018 г. № 50
Обсуждает проекты всех общественно значимых актов, разработанных Росархивом среди них:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.
Действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения. Утвержден приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный №57449)
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения. Утверждена приказом Росархива №237 от 20 декабря 2019 г. (зарегистрирован Минюстом России 13.02.2020, регистрационный №57488)
Этапы экспертизы ценности:
Экспертная комиссия
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК)
В учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений
Экспертная комиссия
- Совещательный орган при руководителе организации, осуществляющий организационное и методическое руководство экспертизой ценности документов
Организация работы экспертных комиссий осуществляется на основе:
- Примерное положение об экспертной комиссии организации Утверждено приказом № 43 Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г., зарегистрировано в Минюсте 15.06.2018 Регистрационный № 51357
- Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела- утвержден приказом Росархива от 13.06.2018 № 63). Зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018. Регистрационный № 51794
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
Экспертиза ценности документов
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
Рассматривает и принимает решения о согласовании:
описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
описей дел по личному составу;
описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
Экспертная комиссия рассматривает и принимает решения о согласовании:
номенклатуры дел организации;
актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
актов об утрате документов;
актов о неисправимом повреждении архивных документов;
предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
Организация работы экспертной комиссии
ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК
Стандарт управления документами (Records Management Standard) ISO 15489-1 предлагает широкое толкование экспертизы ценности документов
- Анализ процессов управления документами и экспертиза ценности документов, это вид деятельности, включающий принятие решений о том, какие документы следует создавать.
- Экспертиза ценности и уничтожение документов рассматриваются как ключевые принципы управления документами.
Принципы экспертизы в рамках современных подходов
- Недостаточно выявить документы, представляющие длительную ценность – следует представить подтверждения величины их ценности.
- Признается возможность изменения ценности документов во времени, экспертиза ценности может проводиться повторно в случае изменения условий, в которых принимаются соответствующие решения.
- В ходе экспертизы ценности необходимо сопоставлять отдачу от сохранения документов и расходы на обеспечение их сохранности.
Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Р Ф»
- Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.
- созданные до 2003 г.
- Срок хранения – 75 лет; не изменился;
- созданные начиная с 2003 г.
- Срок хранения — 50 лет; изменился;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г. Срок хранения — 75 лет; не изменился.
Из истории вопроса:
- В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года».
- Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».
Динамика сроков хранения документов по личному составу
- (Перечень 1988 г.), срок хранения составлял 75 лет ЭПК минус возраст
- «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела.
- Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.».
- То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать.
Динамика сроков хранения документов по личному составу
В 2000 г. приказом Минкультуры был утвержден новый Перечень Новый срок – 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).
В 2010 г. очередной Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов до 75 лет (например, трудовых книжек).
Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.
Предпосылки оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения
- В соответствии с ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и заработала в полном объеме в 2003г информационная база индивидуального персонифицированного учета.
- Расчет пенсии производится Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов.
Планы РОСАРХИВА на 2020 год
- Разработка ИС Реестр видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций
- Подготовка нормативных правовых актов, обеспечивающих цифровую трансформацию в области архивного дела и делопроизводства
- Внедрение ИС удаленного использования копий архивных документов
- Внедрение безбумажного взаимодействия между федеральными архивами и Пенсионным фондом России
Спасибо за внимание!
